First draft

Ver. 7.11.2020

Att träffas fysiskt eller på distans - eller både och

Då vi i mitten av mars 2020 fick höra att Olars pensionärers klubblokal Silvermånen stängs för utomstående till slutet av maj, blev vi chockerade. Var skall vi nu träffas? Vad kan vi göra? Hur länge håller det här på?

SPF:s it-stöd började vid den här tiden utvärdera olika möjligheter för att ordna möten på distans, och i april skaffades en antal Zoom-licenser som delades ut till föreningar och klubbar för att ordna distansmöten. Olars pensionärer höll under vårens lopp fem klubbträffar på Zoom med 15-20 deltagare. Medlemmar från klubben höll föredrag vid några av vårens distansmöten. Klubbmedlemmarna fick länk till mötena per e-post.

Det visade sig ganska snabbt att cirka 20 % av klubbens medlemmar kunde relativt lätt delta i möten på distans. De hade lämplig utrustning, intresse och färdigheter för att ladda ner och installera Zoom-programmet eller -appen. Det utgör ungefär hälften av de cirka 30-40 medlemmar som brukar delta i de fysiska träffarna, medan hälften av klubbens cirka 100 medlemmar deltar endast sporadiskt eller inte alls i klubbens fysiska träffar.

I e-postmeddelandena med möteslänkarna, som skickades ut till cirka 75  klubbmedlemmar, gavs varje gång information och tips om olika sätt att underlätta det tekniska deltagande i Zoom-möten. Det bidrog uppenbarligen till att få med nya deltagare i början, men efter en tid tycktes det inte mera ha märkbar effekt. Av de som inte hade lyckats komma med var en del inte mera intresserade. En del skulle dock gärna vara med om de fick hjälp med att komma igång, och här kunde man kanske sätta in individuell hjälp på lämpligt sätt. Allt det här leder emellertid till att man delar upp klubbens medlemmar i de som kan delta i möten på distans och de som inte kan. Det är ju inte hållbart.

Då höstsäsongen nalkades var situationen ännu oklar, men klubbens ledning började undersöka alternativa platser för fysiska klubbträffar. I början av oktober kunde klubben hålla sin första höstträff på restaurang Niittylounas i Länsikeskus. Utrymmet är tillräckligt stort för att man tryggt kunde ordna en klubbträff  för 20 deltagare med beaktande av alla säkerhetsföreskrifter. Där finns också up-to-date teknisk utrustning och videoprojektor.

Osökt kom vi då på tanken att samtidigt hålla en fysisk träff och ett möte på distans. På det sättet gör man det möjligt för flera medlemmar att delta: både de som inte vill eller inte kan delta på distans och de som av olika orsaker föredrar att delta på distans. Samtidigt bidrar det till att hålla den fysiska träffens  deltagarantal i styr.  Det blir en klar win-win-situation.  

Det är alltså fråga om hybridmöte: en kombination av ett fysiskt möte på en gemensam plats och ett digitalt distansmöte, så att det blir möjligt för alla medlemmar i klubben att vara med på klubbträffarna efter vars och ens förutsättningar. Det ställer en del krav på de mötesansvariga att se till att man inkluderar och behandlar alla mötesdeltagare lika, oberoende av om de är fysiskt närvarande eller på distans. De som deltar på plats har t.ex. en tendens att prata snabbt och kanske prata på varandra, vilket gör det svårt att höra för de som deltar på distans. Den som leder mötet måste se till att alla deltagare kan delta på ett rättvist sätt.

Hybridmöten ställer också några krav på de tekniska lösningarna, men man klarar sig med relativt enkla lösningar. Mininiminivån av teknik i lokalen är en videoprojektor och en dator med separat webbkamera på kamerastativ och extern högtalare. Datorn används för både videomöte och föredragsbilder. För att distansdeltagarna skall kunna höra vad som sägs i möteslokalen är det bra att ha en mikrofon kopplad till webbkameran eller en separat mikrofon.

Man får prova sig fram med den utrustning och det utrymme man har. Olars pensionärer hade nyligen ett hybridmöte med två presentationer, den ena på distans och den andra med datorn i möteslokalen. Några större tekniska problem uppstod inte. Bilden och ljudet i presentationerna kunde uppfattas av alla, men ljudkvaliteten på diskussionen i möteslokalen kunde förbättras till nästa gång.

För att hybridmötet skall kännas rätt för deltagarna är det väsentligt att:

- distansdeltagarna syns för de fysiska deltagarna
- distansdeltagarna ser deltagarna i lokalen
- alla deltagare kan begära ordet lika lätt, vare sig de är online eller i lokalen
- bra ljud hörs online från inlägg och kommentarer som görs i lokalen

Hybridmöten är ett seriöst alternativ för den fortsatta mötesverksamheten under coronapandemin.

Caj Kortman 
ESP Olars pensionärer

 

Olars pensionärer träffas restaurang på Niittylounas med möjlighet att deltaga på distans med Zoom. Johan Stigzelius och Bo Andergård sköter om att tekniken fungerar i lokalen.  

 

Lokalen visade sig vara ett lämpligt ställe för gemensam klubbträff med både fysiska deltagare och deltagare på distans.